Tijd is het probleem niet

Wat heb ik me daar vaak over verbaasd: over mensen, vaak 'managers', die aan de slag gingen met tijd- en stroomschema's. In veruit het grootst aantal gevallen was de aanleiding platvloers opdrijven. Eerlijk gezegd heb ik de meesten van hen amateurs gevonden op dit vlak. Zoals ze ook vaak aan de slag gaan met 'nieuwe organigrammen' en denken daarmee iets te veranderen. De ergste zijn degenen die de wijsheid in pacht hebben die stelt dat cultuur de structuur volgt en je dús cultuurverandering krijgt door de structuur te wijzigen.

Over tijd is heel veel gedacht en geschreven; ook over arbeidstijd. De samenleving die we momenteel hebben, is sterk gericht op doelmatigheid en snelheid. Daar is op zich niets mis mee, mits je je realiseert dat ook daaraan grenzen zijn.

TIME had een mooi artikel daarover: The Mistake Busy People Make. Als je het leest, is de belangrijkste boodschap er een die heel veel mensen bekend zal voorkomen.

Planningen, schema's en agenda's zijn één. Je legt de tijd vast die je nodig hebt om een activiteit uit te voeren. '... de tijd vast...' is essentieel. Want om de activiteit daadwerkelijk uit te voeren, heb je meer nodig dan tijd. Daarin spelen ook aspecten een rol met namen als (na)Denken, Mijmeren, Omschakelen. In het artikel wordt dat bandbreedte genoemd. En dat gedraagt zich níet zoals tijd.

Dat weet iedereen: dat je wel heel scherp kunt plannen, maar dat er ook 'tijd wordt vermorst'. Vermorst?! Niet dus, dat is noodzakelijke tijd. Maar jammer genoeg zijn er amateurs die dat niet weten en denken dat je tijdblokken stijf tegen elkaar aan kunt plannen.

But bandwidth cannot be dissected like time can. Picture yourself at dinner with a friend whose marriage is on the rocks and wants some advice. Now imagine her request comes at a time when you have a big-project deadline looming. You value her friendship so you make time for dinner, but once you’re there, you find your mind wandering back to that project. You hear the advice you’re giving and feel it’s muddied. You try to console her, but it feels a bit off-key: after all you’ve only heard 70% of what she’s said. The problem of course is that while you’ve made time for her, you didn’t make bandwidth for her.

This is the big mistake: we focus on managing time and end up mismanaging bandwidth. Here is another example. An important strategy memo requires two hours to write. As a good time manager, you find the time for it — a one-hour block between two meetings and two half-hour blocks later. But by the time you’re really focused and have got the previous meeting off your mind, your first hour is nearly over. And the other half hours might as well not have been there. Your two hours got you maybe 30 minutes of quality work.

Maar mogelijkerwijs zijn er mensen die dit alles niet wíllen begrijpen omdat het niet past in hun doelmatigheidsdenken. Dat er zoiets als doelmatige ondoelmatigheid bestaat, wordt genegeerd.